• Archief

van DIV naar DM: document management om digitaal te werken door digitaal te denken

Maar weinig facilitair managers zijn echte kenners van documentaire informatievoorziening. Dit wordt overigens vaak afgekort tot DIV. Steeds vaker zijn facilitaire organisaties hier ook verantwoordelijk voor. DIV is geprofessionaliseerd naar document management door de komst van het Het Nieuwe Werken. Oorzaak hiervan is dat door het plaats- en tijd onafhankelijk werken document altijd beschikbaar dienen te zijn. Document management is vanuit de filosofie rondom HNW duidelijk onderdeel van professioneel facilitair management geworden.

Generatie Y

Tegenwoordig is de scheiding tussen werk en privé veel grijzer dan vroeger. Met name generatie Y, geboren vanaf 1986, zorgt hiervoor. Deze groep kijkt anders naar ‘werk’. Ze zijn gewend dat ze overal toegang hebben tot internet. Ze wensen geen gemopper van de IT-afdeling dat ‘ze die I-pad niet ondersteunen omdat je hem zelf meebracht’. Plug and play, zo moet het thuis én op het werk zijn. De ICT-voorzieningen moeten uitmuntend zijn. Anders maken ze zelf gewoon even een ‘work-a-round’.

Zoeken kost tijd

Het komt regelmatig voor dat medewerkers informatie op de eigen netwerkschrijven op kantoor niet kunnen vinden. Het is vaak gemakkelijker via Google hun informatie vinden voor een nieuwe beleidsnota. Er gaat zo ontzettend tijd verloren met het zoeken van de relevante informatie. Soms wel vijf keer meer dan tien jaar geleden. Investeren in een goede informatievoorziening kun je dus terugverdienen.

Digitaal samenwerken

Generatie Y wil digitaal samenwerken. Om dat te kunnen doen, moeten zijn gebruik maken van betrouwbare (documentaire)  informatiesystemen. Daarnaast willen ze ook social media gebruiken op hun eigen laptop, tablet en telefoon. Documentmanagement kan hieraan een bijdrage leveren. Bijvoorbeeld door te zorgen voor het goed vindbaar maken (en houden!) van informatie.

In the cloud

De diensten die aangeboden worden ‘in the cloud’, nemen hand over hand toe. Steeds meer documenten, tekeningen, foto’s en films worden ‘in the cloud’ gedeeld . Bestanden zijn te zwaar voor de mail of de organisatie heeft geen systemen waarmee de werknemers makkelijk informatie met elkaar kunnen delen. Zo worden iPads en andere ‘devices’ in organisaties voorzien van de juiste vergaderstukken of notulen via ‘Dropbox’. Deze ontwikkeling gaat razendsnel. Cloud-diensten zijn de toekomst. Organisaties zullen alleen heel gevoelige informatie en bedrijfsgeheimen voorlopig op traditionele wijze blijven delen. Document management voert straks het functioneel beheer over collaboration tools. Je kunt hierbij denken aan SharePoint en document management systemen. Zij bewaken het gebruik, de ordening van de informatie en trainen de medewerkers die ermee moeten werken.

De toekomst

Het zal nog een hele stap zijn om de huidige DIV door te ontwikkelen naar Documentmanagement. Het vraagt andere opleidingen, andere competenties en nieuwe vaardigheden. Maar als je de sprong waagt, ligt er een prachtig en waardevol vakgebied je te wachten!

2017-02-22T09:47:38+00:00Categories: Time Management|Tags: , |0 Comments

Leave A Comment