Volle mailbox; baas in eigen inbox door efficiënt e-mailen

Een volle mailbox die op springen staat. Vol met e-mail die of nog moet lezen of waar je nog wat mee doen. Waar ga je beginnen en hoe voorkom je dat je wéér het gevoel hebt dat je er geen grip meer op hebt? Vanaf nu ga je efficiënt e-mailen en word je weer baas in eigen (in)box!

Volle mailbox; efficient e-mailen is selectief zijn

Leuk al die mailinglijstmailtjes met lekkere recepten of van allerlei facilitaire websites. Maar hoeveel lees je er nu echt? En moet dat nu echt onder werktijd? Je zegt toch dat het zo druk hebt? Precies, schrijf je uit voor lijsten die niets met je werk te maken hebben. Het vraagt aandacht en dus tijd en dus energie. En in hoeverre krijg jij mail die niet voor jou bestemd is? Stuur berichten door naar collega’s die er wel of meer verstand van hebben. Dat scheelt veel tijd voor jou en ander kan het werk doen waar hij of zij goed in is.

Doe ‘t!

Mailtjes die je meerdere keren bekijkt voordat je er echt wat mee doet. Dit is een echte tijdskiller. Plan liever meerdere vaste momenten per dag dat je echt met je volle aandacht door je mail gaat. Handel af wat afgehandeld kan worden, en plan tijd wat niet direct afgehandeld kan worden. Archiveer of verwijder e-mail waar je antwoord op hebt gegeven of waar je niets mee wil doen.

Beller is sneller

E-mail is een handig hulpmiddel maar dat is de telefoon ook. Het kan slimmer zijn om die vraag per telefoon te beantwoorden. Dan kun je meteen die vragen die je nog hebt, ook stellen. In plaats dat je je de krampen typt, moet wachten op antwoord, hopen dat jij de ander, en vice versa, goed hebt begrepen… bellen. Of loop langs. Wat ik zelf regelmatig doe is al mijn vragen die aan mensen moet stellen opschrijven en een rondje door het gebouw doen. Je wordt er zichtbaarder door in de organisatie, je spreekt weer eens anderen en je hoeft er daarna als het goed is, geen mail meer van te verwachten.

Nummer je vragen

Maak het simpel voor jezelf maar ook voor de ander. Stel je vragen puntsgewijs zodat geantwoord kan worden verwijzend naar het nummer van de vraag. Zo weet je precies of je op elke vraag een antwoord hebt gekregen of gegeven. Dit werkt veel overzichtelijker, is korter en dus sneller.

Je ziet ‘t, efficiënt e-mailen heb je zelf in de hand!

2017-02-27T09:30:29+00:00Categories: Time Management|Tags: |0 Comments

Leave A Comment