• goede introductie aan een nieuwe collega

Een goede introductie aan een nieuwe collega

Al enige tijd stond een vacature open en jouw nieuwe collega heeft volgende week zijn of haar eerste dag. Hoe kun jij er voor zorgen voor een goede introductie aan een nieuwe collega zodat hij zich welkom voelt? En dat is meer dan alleen een introductieboekje geven!

Vraag op tijd alle middelen aan

Een goede samenwerking met HRM en ICT is hiervoor noodzakelijk om alles vlotjes te laten verlopen. Een goede start begint vooral met het regelen van een aantal zaken. Denk hierbij aan het aanvragen van een toegangspas, sleutels (voor een ladeblok, locker, afdelingskast), een werkplek of inloggegevens voor het netwerk. Wacht met het aanvragen niet te lang aangezien je collega’s ook voldoende tijd nodig zullen hebben om het een en ander te regelen.

Toegang of nog niet

Voor facilitaire collega’s kan het nodig zijn dat de nieuwe collega toegang krijgt tot het toegangscontrole en/of alarmsysteem. Afhankelijk van de interne afspraken, zou je er voor kunnen kiezen dat je nieuwe collega hier pas voor wordt geautoriseerd nadat de proeftijd voorbij is. In een slecht geval moet je veel moeite doen om (nieuw aangemaakte) sleutels, passen en codes terug te vragen en/of weer aan te passen

Maak tijd

Zorg er als leidinggevende voor dat je op de eerste dag van je nieuwe medewerker ook voldoende tijd hebt gepland voor de introductie. Niet even hapsnap een voorstelrondje aan een paar collega’s in een half uurtje willen proppen als je daar normaal een uur mee bezig bent.

Neem je collega op sleeptouw of zorg er voor dat hij zich niet aan zijn lot overgelaten voelt omdat niemand hem mee vraagt te gaan lunchen. Stel een introductieschema op voor minimaal de eerste dag en misschien wel voor de eerste week of zelfs maand. Zo kan je je nieuwe collega een beetje houvast geven want beginnen bij een nieuwe baan is toch altijd wel weer spannend.

Een boekje, een praatje of via intranet

Zorg er voor dat alle informatie terug te vinden is. Dat kan in de vorm van een introductieboekje zijn, handouts van sheets die je hebt gebruikt tijdens de presentatie of via intranet. Voor welke vorm je ook kiest, deze onderwerpen moet je sowieso aan bod laten komen:

  • welkomstwoord
  • over het bedrijf
    naast een stukje geschiedenis ook de visie op de toekomst
  • de organisatie
    uit welke afdelingen of units bestaat de organisatie
  • hoe vind ik de weg, eventueel aangevuld met plattegronden
  • de (ongeschreven) huisregels
  • BHV en veiligheid
    • waar is de verzamelplaats
    • wat zijn de procedures, etc
  • algemene facilitaire zaken
    • zoals parkeerbeleid
    • toegangscode tot parkeergarage of fietsenstalling
    • waar mag je roken
    • telefooninstructie
    • een producten- en dienstencatalogus of A-tot-en-met-Z-lijst.

Meer HRM gerelateerde onderwerpen

Onderstaande onderwerpen hebben meer betrekking op HRM maar het is wel verstandig om je er van te verzekeren dat je nieuwe collega of medewerker die ook bekend zijn.

  • vrij vragen
    • hoe kun je vrij vragen?
    • wat zijn de afspraken hierover?
    • en hoe werkt de verlofkaart of het vrijvraagsysteem?
  • ziekmelden
    • bij wie kun je je ziek melden?
    • wat is de procedure hier voor?
  • geheimhoudingsverklaring
    • is deze getekend en retour bij HRM om in het persoonlijk dossier op te nemen?
  • screening
    • is de eventuele screening aangevraagd en afgerond? Afhankelijk van de organisatie kan de screening een vertragende factor zijn wanneer je collega daadwerkelijk kan beginnen.
  • introductie pensioen
    • pensioen is voor heel veel mensen een lastig onderwerp. Een goede uitleg hiervan kost wat tijd maar dan weet je collega wel hoe het in elkaar steekt.
  • mobiele telefoon
    • wat zijn de afspraken over het gebruik van de zakelijke telefoon?
    • Mag er ook (beperkt?? privé mee gebeld worden of helemaal niet?
    • Hoe ga je om met hoge telefoonkosten?
    • En vraag om zo snel mogelijk de voicemail aan te passen met een eigen welkomsttekst.
  • leaseauto
    • wat is de procedure: krijgt je collega eerst een voorloop- of huurauto?
    • wanneer kan een andere/nieuwe auto besteld worden?
    • is hij akkoord met de gebruiksovereenkomst?
    • en wat is de levertijd en afleverdatum?
  • smoelenboek
    • voeg de foto, naam en andere gegevens toe aan het smoelenboek zodat je collega van de eerste dag vindbaar is voor anderen.
  • werkplek inrichten
    • is er een werkplek of werkstation beschikbaar?
    • heeft je collega een speciale stoel nodig of alleen wat hulp bij het correct instellen van de werkplek? Plan ook hier voor tijd in met de arbo-deskundige binnen de organisatie.

Andere aandachtspunten voor een goede introductie

  • Vraag je nieuwe collega om een introductiestukje te schrijven die je kunt doormailen naar de collega’s van de afdeling of kan plaatsen op intranet, eventueel voorzien van een foto.
  • Een mooi boeket op het bureau met een kaartje “welkom bij de club!” of iets dergelijks, doet het altijd goed!
  • Meld je nieuwe medewerker of collega aan bij de receptie zodat ook zij op de hoogte zijn van de komst.
  • Plan de agenda van je nieuwe collega niet meteen vol met allerlei introductie afspraken. Laat het een onderdeel zijn van het introductie traject. En kennismaken met collega’s kan ook op een informelere manier door bijvoorbeeld een gezamenlijke lunchafspraak te plannen of door een borrel te organiseren.

Download checklists

Als hulpmiddel heb ik checklists aangemaakt voor zowel in-, door- als uitstroom van collega’s.

PDF
Excel

 

2017-02-28T21:39:25+00:00Categories: People Management|Tags: , |0 Comments

Leave A Comment