• Smoelenboek

Smoelenboek voor interne bereikbaarheid

De meeste organisaties hebben er één in een eigen variant, het smoelenboek. Oftewel: een overzicht van alle medewerkers voorzien van een naam, foto en de afdeling waar iemand werkzaam is. Vaak wordt dit stukje informatie aangevuld met contactgegevens of in sommige gevallen met wat persoonlijke informatie. Ook handig voor de BHV trouwens!

Waar kan een smoelenboek uit bestaan?

Het mooiste is als je een smoelenboek op het eigen intranet kunt publiceren. Elke wijziging is meteen zichtbaar en direct toegankelijk. Mocht dat om welke reden dan ook niet mogelijk zijn, dan kun je alternatieven bedenken in Word, Outlook of Powerpoint. Of maak een pagina aan met daarop de namen, telefoonnummers, afdeling en een linkje naar het LinkedIN profiel van de collega. Afhankelijk van het bedrijf, kun je een gedeelte van de pagina ook beschikbaar maken voor externen. Maar hier dan wel van te voren duidelijke afspraken over om gênante situaties te voorkomen.

Welke gegevens heb je nodig?

Hoe dan ook, je wil vaak een aantal basisgegevens opnemen, zoals:

  • pasfoto: afhankelijk van het type bedrijf kun je hier een vakantiefoto voor gebruiken, een foto genomen tijdens een werkactiviteit, of je maakt speciaal foto’s hiervoor op kantoor.
  • naam: de voornaam (roepnaam) en achternaam zijn minimaal nodig, en afhankelijk van de organisatie kun je er voor kiezen om titels toe te voegen zodat een ieder kan terugvinden wat de juiste schrijfwijze is.
  • afdeling: afhankelijk van de organisatie kun je eventueel ook de plaats in de organisatie toe voegen. Of als dat van toepassing is, een gebouw, etage of kamernummer.
  • functie/rol: eventueel te combineren met de afdeling, aangevuld met specialisaties.
  • bereikbaarheid: denk hierbij aan vast telefoon/doorkiesnummer, (zakelijk) mobielnummer, e-mailadres en eventueel het faxnummer
  • aanvullende informatie: zoals een link naar je social media profielen op facebook en LinkedIN, een kort stukje over jezelf als professional en/of als mens. Ook kun je hier mensen antwoord laten geven op vragen zoals wat hun favoriete vakantiebestemming is, hen iets laten vertellen dat waarschijnlijk maar weinig mensen over hen weten of favoriete maaltijd, restaurant, sport, etc. Wanneer je mensen een stukje over zichzelf laat schrijven, vraag hen dan om dit in de ik-vorm te doen. Dit komt veel persoonlijker over.

Alternatieven voor een smoelenboek

  • Er is veel mogelijk om de gegevens beschikbaar te stellen. Koppelingen met Outlook kunnen er voor zorgen dat je bij het versturen van een e-mail, onderin de foto van de geadresseerde ziet. Erg handig voor als je collega’s hebt die (bijna) dezelfde naam hebben.
  • Een aantal telefooncentrales hebben de mogelijkheid om nummerreeksen als een telefoonnummer op te merken zodat deze direct gebeld kunnen worden.
  • Ben je bekend met Yammer? Ook daar kun je eenvoudig informatie online zetten zonder aparte software aan te schaffen en te beheren.
  • Of wanneer je gebruikt maakt van een FMIS, facilitair management informatie systeem, is het fijn om een plaatje en bijbehorende gegevens beschikbaar te hebben. Door verschillende koppelingen aan te brengen, kun je er voor zorgen een wijziging in het hoofdsysteem er voor zorgt, dat alle onderliggende systemen van de meest recente informatie worden voorzien.

Actualiseren is de kracht

Welke manier je ook kiest, belangrijk is dat de informatie actueel wordt gehouden. Bij een interne verhuizing zul je eventuele wijzigingen snel moeten aanpassen. Dit geldt niet alleen voor een ruimte- of telefoonnummer. Ook voor een functiewijziging, of ben in-, uit- en doorstroom van collega’s. Anders verliest een smoelenboek zijn kracht.

2017-02-28T21:32:21+01:00Categories: Communicatie|Tags: , , |0 Comments

Leave A Comment