• producten en dienstencatalogus

Wat is een producten en dienstencatalogus?

Veel (facilitaire) organisaties hebben hun facilitaire dienstverlening beschreven in een producten en dienstencatalogus noemen. Je kunt hier in terug vinden hoe je van het assortiment facilitaire producten en diensten gebruik kunt maken. Dit kan worden vergemakkelijkt door verschillende koppelingen op te nemen naar bijvoorbeeld aanvraagformulieren.

Wat is het nut van een producten en dienstencatalogus?

Door de facilitaire dienstverlening te beschrijven, kun je een ieder die er gebruik van wilt maken duidelijk aangeven wat je als facilitaire afdeling doet. Daarnaast kun je benoemen hoe mensen het product of de dienst kunnen afnemen en wat de klant er van mag verwachten door bijvoorbeeld doorlooptijden aan te geven.

In welke vorm kan een producten en dienstencatalogus zijn?

Een producten en dienstencatalogus zie je steeds vaker als een interactief document. Door linkjes op te nemen naar aanvraagformulieren is het hierdoor erg makkelijk om te bestellen. Daarnaast kan de informatie kan snel en eenvoudig worden geactualiseerd.

Hoort BHV in een producten en dienstencatalogus?

JA, absoluut! Juist om je collega’s te informeren wat er van hen verwacht wordt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de organisatie van een evenement of er bepaalde werkzaamheden worden verricht. Je kunt bijvoorbeeld aangeven dat je bij bijeenkomsten buiten de reguliere werktijden per x aantal bezoekers een brandwacht of BHV aanwezig moet zijn. Natuurlijk aangevuld met informatie over de kosten die daar mee gemoeid zijn en hoe deze worden door belast. Of wanneer er bij bepaalde werkzaamheden eerst toestemming moet worden verleend door het hoofd BHV, of dat deze in ieder geval minimaal 1 week van te voren moet worden geïnformeerd over de mogelijke risico’s.

Verschillende producten en diensten

Wanneer je een producten en dienstencatalogus gaat opstellen, denk dan eens aan de volgende facilitaire producten en diensten die je kunt beschrijven:

  • Afval
    • chemisch afval
    • papier
    • vertrouwelijke gegevens
  • Archieven
    • intern archief
    • extern archief
  • Audiovisueel
    • beamer
    • laptop
  • Automaten/vendingmachines
  • Bedrijfshulpverlening (BHV) / veiligheid
  • Beveiliging
    • toegangscontrole
    • sleutelbeheer
    • inhuren extra beveiliging
  • Bloemen
  • Catering
    • ontbijt
    • lunch
    • diner
    • overwerk
    • vergaderingen/vergaderservice
  • Databekabeling
  • Drukwerk
    • printen
    • drukken
    • inbinden
    • boekjes maken
    • mailingen
  • Energie
  • Evenementen
  • Fitness
  • Gebouwservices
  • Goederen opslag
  • Groen
    • binnenbeplanting
    • buitenbeplanting
    • (bloemen)
    • (kerstbomen)
  • Installaties
  • Kabel (CAI)
  • Kantoorapparatuur
  • Kantoorartikelen
  • Meubilair
  • Parkeren
  • Post en goederenvervoer
    • binnenkomende post
    • uitgaande post
    • privépost
    • koerierszendingen
  • Receptie
  • Relatiegeschenken
  • Rookvoorziening
  • Schoonmaak
  • Servicedesk/Facility Desk
  • Veiligheid (eventueel gecombineerd met BHV/bedrijfshulpverlening)
  • Vergaderen
  • Verhuizen
  • Vervoer personen
  • Videoconferencing

Hoe beschrijf je een dienst of een product?

Naast een beschrijving van de dienst of het product, wil de klant ook weten onder welke voorwaarden hij gebruik kan maken van bijvoorbeeld de catering. Per organisatie zijn er andere afspraken. Het zou best kunnen dat alleen secretaresses een cateringaanvraag mogen doen, of dat de aanvraag alleen afgehandeld kan worden wanneer een interne doorbelastingscode is opgegeven. Maar ook informatie over de kosten (wie betaalt wat en wat kost iets eigenlijk?) en de doorlooptijden zijn van groot belang. Een aanvraag voor een parkeerplaats is waarschijnlijk sneller te beantwoorden dan de aanvraag voor een grote mailing.

Een voorbeeld: het aanvragen van een werkplek

Omschrijving: In de omschrijving van deze dienst kan bijvoorbeeld staan welke typen werkplekken er worden aangeboden, waar een standaard werkplek uit bestaat en voor wie deze bedoeld is.

Autorisatie: Waarschijnlijk mag niet iedereen een werkplek aanvragen. Je beschrijft vervolgens wie welk type werkplek kan aanvragen.

Leveringsvoorwaarden: Afhankelijk van de voorraad bureaus, stoelen en ladeblokken of de wensen van de aanvrager, duurt het leveren van de werkplek enkele uren tot misschien wel enkele weken. Je geeft ook aan wat in een normale situatie de (maximale) doorlooptijd is.

Prijs: voor welke functie wordt welk meubilair gebruikt en welke kosten zijn daar mee gemoeid. Een spoedaanvraag kan bijvoorbeeld extra worden belast ten opzichte van een niet-spoed aanvraag.

Downloads van een producten en dienstencatalogus

 

2018-05-03T14:36:53+00:00Categories: Inkoop|Tags: |0 Comments

Leave A Comment