• Implementeren van cleandesk policy

Implementeren van cleandesk policy

Stapels papier, plakkerige gele papiertjes met wat kriebelige aantekeningen en nog wat tijdschriften. Ziet een gemiddeld bureau binnen jouw organisatie er zo uit? Dan wordt het hoog tijd voor het implementeren van cleandesk policy. Of houdt niemand zich er niet aan? Met deze tips lukt het je wel!

Reden voor het implementeren van cleandesk policy

Redenen om een cleandesk policy te implementeren kunnen heel gevarieerd zijn. Een verhuizing naar minder m2. Overgaan naar een kantoorconcept met flexibele werkplekken. Je gunt je collega’s meer rust in het hoofd omdat ze niet keer op keer worden geconfronteerd met die stapels. Of omdat documenten stelselmatig zoekraken op bureaus van collega’s. Voor die laatste reden kan een cleandesk policy helpen. Maar  eerlijk is eerlijk, het is het zeker niet dé oplossing! Wel kun je mensen stimuleren om gebruikte spullen beter en sneller op te ruimen dan voorheen.

Persoonlijke spullen in persoonlijk kastje

Wanneer de organisatie gebruik gaat maken naar flexibele werkplekken, is de kans groot dat iedere medewerker een persoonlijke kastje krijgt voor de spullen. En die is altijd veel kleiner dan dat o zo fijne, grote en handige ladeblok met ruime lades en hangmappen. De mensen met de meeste zooi, zul je waarschijnlijk het hardst horen mopperen als ze zien dat ze hun spullen zullen moeten beperken ter grootte van een doos A4 papier. Door (juist!) hen te betrekken bij het veranderingsproces naar cleandesk werken, kun je door hen in contact te laten komen met collega’s die veel minder moeite hebben met de nieuwe manier van bewaren (en werken) hen hopelijk doen inzien dat het allemaal wel meevalt. Juist de mensen die de omslag makkelijk kunnen maken, kunnen je helpen om het gemopper te doen verstommen omdat zij ook heel goed uitleggen waarom ze doen wat ze doen en vooral ook de wijze waarop. Zij hebben een soort voortrekkers- of ambassadeursrol.

Maak het tastbaar

Dat je op enig moment over gaat naar een locker, zal op een bepaald moment een feit zijn. Maar wil je mensen nieuwsgierig maken hier na, zorg er dan voor dat er een voorbeeld van de nieuwe persoonlijke kastenwand te zien, te voelen én te ervaren is. Je kunt mensen laten wennen aan hun nieuwe eigen ruimte door bijvoorbeeld per medewerker een kleine (verhuis)doos aan te schaffen waar mee je kunt laten zien hoe groot de ruimte straks zal zijn. Zo kunnen ze er EN een betere voorstelling van maken EN zelf al kritisch kijken hoeveel ruimte ze straks daadwerkelijk zullen hebben. Laat het onderdeel zijn van het gehele interne communicatietraject en maak er niet alleen iets handigs, maar zeker ook iets leuks van!

Succes!

 

2017-02-27T09:15:06+00:00Categories: Huisvestiging|Tags: , |0 Comments

Leave A Comment