• Gebouw tijdelijk zonder stroom

Gebouw tijdelijk zonder stroom?

Stel, de voorzieningen voor elektra in het pand waar jouw organisatie zit, moeten hoognodig vervangen worden. Bijvoorbeeld omdat in de loop der jaren het pand veel meer stroom heeft verbruikt dan waar de installatie op berekend is. Je hebt al een paar keer last gehad van onverwachtse stroomstoringen en in een erger geval is de mantel van de hoofdkabel gaan smelten. (Zeker bij panden ouder dan 20 jaar zou dit geen gek scenario zijn). En stel, dat je de verhuurder en eigenaar zo ver krijgt dat ze de huidige bekabeling en dergelijken gaan aanpassen. Dan zul je het een of meerder dagen zonder stroom moeten stellen. Waar moet jij dan rekening mee houden als facilitaire afdeling wanneer het gebouw tijdelijk zonder spanning zit?

Maak een draaiboek

Zodra bekend is dat het besluit om de voorzieningen aan te passen en je een of meerdere dagen ‘plat’ moet, begin dan als eerst met het opstellen van een draaiboek. In dit draaiboek beschrijf je alle betrokken partijen, wie het aanspreekpunt is, de bereikbaarheid van de persoon (niet alleen het telefoonnummer maar ook wie er wanneer aanwezig of beschikbaar is in geval van calamiteiten).

Vergeet hierbij niet bedrijven in op te nemen die ‘last’ hebben van het stroomloos moment. Zo kunnen de schoonmakers niet hun werk in het donker doen en moeten zij op een ander moment terugkomen. Of de beveiliger die na een bepaalde tijd de receptie bemand, moet wel toegang hebben tot het pand. Maar wellicht dat je extra beveiliging nodig hebt omdat je toegangscontrolesysteem er tijdelijk uit ligt en je wilt voorkomen dat je ongewenste ‘gasten’ binnen krijgt.

Business Continuity plan

Afhankelijk van het bedrijf, moet er een backup plan zijn voor het geval de werkzaamheden uitlopen of er problemen ontstaan waardoor het bedrijf niet of later open kan. Kijk ruim (!) van te voren het business continuity plan na of deze nog actueel is, en pas deze waar nodig aan. Informeer ook hier weer de verschillende partijen over de plannen zodat zij wanneer dit nodig is, snel in actie kunnen komen. En mocht dat nog niet helder benoemd zijn, spreek af wat de criteria zijn om dit plan in te schakelen. Communiceer dit ook naar de desbetreffende personen en misschien zelfs wel naar de hele organisatie.

Enkele handigheidjes

Zorg goed voor de werkers

De mensen die het plan uitvoeren zijn, zeker in zo’n situatie waar een strikte deadline geldt, bijna letterlijk en figuurlijk dag en nacht in touw. Zorg dus goed voor ze door te ruim voldoende eten en drinken beschikbaar te stellen. Denk hierbij aan een goed en stevig ontbijt, een lunch met een warme hap en een echte avond (en nacht?) maaltijd in plaats van vette frituursnacks. Tussendoortjes zoals fruit en candybars zullen erg gewaardeerd worden. Natuurlijk kun je afspreken dat dit de verantwoordelijkheid van de installateur is maar een beetje extra aandacht kan geen kwaad. Het houdt de werkspirit hoog en dat heb je nodig om het resultaat te kunnen behalen.

Opgeladen telefoons, accu’s en zaklampen

Een ‘o, ja’ moment wanneer je dit punt over het hoofd ziet, wanneer je er niet op zit te wachten. Je zult merken dat je tijdens zo’n stroomloos weekend veel meer zult bellen dan normaal; het sturen van een e-mail lukt vaak niet omdat de servers down zijn. Accu’s van onder andere de toegangscontrolesystemen en de noodverlichting kun je tijdelijk uitbreiden. Zorg niet alleen voor handzaklampen maar ook voor hoofdlampjes zodat je je handen vrij hebt wanneer je door het pand loopt. Geen gehannes met lampjes die je onder je arm, tussen hoofd en schouder klemt of in je mond vasthoudt. Voor een paar euro heb je er al een en zorg ook voor voldoende batterijen.

Dooiende koelkasten

Nog een ‘o, ja’ moment. Zorg er voor dat de koelkasten leeg zijn en schoon. Volle koelkasten al dan niet voorzien van een vriesvakje redden het vaak wel een tot enkele uren zonder stroom. Daarna wordt het vaak een stinkende ellende waar je nog een hoop werk aan zult hebben. Stem dit ook af met bijvoorbeeld de cateraar. Hoe gaan zij om met vers producten? Gaan die gedurende het stroomloze weekend naar een andere locatie? Wordt alles op gemaakt en op de eerste dag na de werkzaamheden komt het vers binnen?

Machines die zichzelf resetten

Koffieautomaten, repromachines en andere systemen kunnen , wanneer ze langere tijd zonder stroom staan,¬†zichzelf¬†resetten. Vaste (lokale) printerinstellingen kunnen verloren gaan. En koffiemachines die niet meer ‘weten’ hoeveel koffie er in een kopje kan. Informeer ook hier weer op tijd bij de leveranciers om vervelende en onhandige situaties te voorkomen.

(Automatisch?) toegang

Heb je toegang tot het pand wanneer de stroom er af is? En zo ja, hoe lang? Zorg dat je makkelijk bij de reservesleutels kunt om toegangspoortjes en deuren te openen die normaal automatisch ontgrendeld worden. En de liften, zijn die geschakeld om de noodstroomvoorziening of kom je er achter dat de monteurs acht etages moeten lopen?

En dan werkt ’t allemaal weer!

De deadline is (bijna) gehaald en het pand kan weer open voor een productieve dag. Hou de collega’s van de facilitaire afdeling en automatisering standby zodat ze eventuele problemen die dan pas opgemerkt worden, kunnen verhelpen. Menig router wil het nog wel eens begeven waardoor collega’s niet meer kunnen printen of inloggen op het netwerk. De telefooncentrale doet nog wat vreemd terwijl er net een grote mailing is gepland bij jouw klanten waar je een hoge respons op verwacht. Neem al deze zaken mee in het plan zodat je een chaos kunt voorkomen.

2017-02-27T09:25:15+00:00Categories: Huisvestiging|Tags: , , , |0 Comments

Leave A Comment