• Van cluttered via clean desk naar clear desk

Van cluttered via clean desk naar clear desk

De organisaties die over stappen naar een ander kantoorconcept, grijpen dit vaak ook aan om over te gaan naar een clean desk (opgeruimd bureau) of clear desk beleid (een werkplek vrij van informatie). Maar voor je zover bent moet je eerst twee andere stappen nemen.

Cluttered desk

Cluttered desk betekend ‘rommelig bureau’. Of te wel een bureau waar iemand alle zijn spullen op laat liggen. Zowel vertrouwelijk als niet vertrouwelijke documenten. Her en der geeltjes geplakt op het beeldscherm (zoals wachtwoorden om in te loggen!!) en chaos in het ladeblok. Niet de werkplek waar een ander graag aan gaat zitten. En een crime voor de schoonmaak.

Clean desk

Een bureau is clean desk wanneer er geen documenten rondslingeren. Dit heeft niet alleen een toegevoegde waarde voor wat betreft informatiebeveiliging. Veel mensen denken dat een clean desk bureau een leeg bureau is in plaats van een opgeruimd bureau. Stapels papier in je ladeblok gooien zodat het in ieder geval niet meer op je werkplek ligt, hoeft niet zo veel zin.

Clear desk

Bij een clear desk zorg je er voor dat je de documenten die je bewaard na gebruik daadwerkelijk opruimt. Dat kan zijn door ze op de juiste plek terug te leggen of brengen ( naar het archief). Of dat je papieren na gebruik vernietigd omdat de gegevens nu in de systemen zijn opgeslagen. Het gaat dus bij clear desk niet alleen op om papieren documenten, ook digitaal zoals op een USB stick, externe harde schijf of andere gegevens dragers. Je collega hoeft niet meer in jouw persoonlijke bakje te zoeken naar een formulier of iets dergelijks die ook in een van de systemen beschikbaar zijn. Clear desk is eerder een vorm van informatiebeveiliging en gaat verder dan alleen de eigen werkplek. Ook andere plaatsen waar zich informatie bevindt, worden meegenomen zoals een secretariaat en receptie, maar het archief en apparatuur zoals printers, kopiemachines en faxen. En vergeet hierbij ook de afvalinzamelplekken niet. Vaak houdt een security officer binnen de organisatie zich bezig met deze taak door bijvoorbeeld regelmatig audits uit te voeren en de resultaten te rapporteren aan de directie.

 

Leave A Comment