• protocol overval tv

Protocol overval tv: onverwacht bezoek van een cameraploeg

Een imago opbouwen duurt jaren, afbreken vaak maar een paar seconden… Een aantal bedrijven heeft dat ervaren. Niet alleen bij een crisissituatie zoals bij Odfjell of de milieuramp in Moerdijk. Maar ook programma’s zoals ‘Red mijn vakantie’ waarbij de presentator met een cameraploeg langs gaat bij bedrijven. Voorkom situaties waarbij een van jouw medewerkers te boek komt te staan als de lokale Blokker bitch door van te voren afspraken te maken hoe je als organisatie omgaat wanneer je onverwacht bezoek hebt van een cameraploeg. Handig dus om een protocol overval tv te hebben!

Wees voorbereid, stel een protocol overval tv op!

Ten eerste, wees je er van bewust dat een persoverval plaats kán vinden. Een goede voorbereiding is dus belangrijk. Ten tweede, een cameraploeg staat nooit zomaar op de stoep. Er is vaak al enige tijd iets aan de gang. Geef liever gemaakte fouten toe dan een hele discussie aan te gaan. Maak van de gelegenheid gebruik om de situatie bespreekbaar te maken en recht te zetten.

Opzet voor een protocol overval tv

  1. Wanneer een cameraploeg zich meldt bij de receptie, wordt netjes de vraag van de ploeg aangehoord
    Daarna wordt aangegeven dat de betrokken personen worden geïnformeerd over de komst van de cameraploeg en wordt gevraagd of ze willen wachten in de spreekkamer of dichtstbijzijnde vergaderzaal. Willen ze dit niet, laat ze dan gewoon aan de balie staan.
  2. Alles gebeurt met een vriendelijke houding
    Wanneer de camera’s draaien, gewoon laten lopen.
  3. De receptioniste neemt contact op met de afdeling communicatie en de komst wordt gemeld
  4. De afdeling communicatie heeft vanaf hier de regie. Indien de afdeling niet bereikbaar is, dan contact opnemen met het secretariaat. (zorg er voor dat zij de mobiele nummers van de collega’s van communicatie beschikbaar hebben!)
  5. In de spreekkamer wordt aan de bezoekers koffie of fris geserveerd door de receptioniste en gemeld dat spoedig iemand de bezoekers te woord komt staan
  6. Wanneer niet duidelijk is welke kwestie de bezoekers aan de orde willen stellen, staat de manager communicatie in eerste instantie de bezoekers alleen te woord om duidelijkheid te krijgen over het waarom van het bezoek
  7. Indien duidelijk is waarom de organisatie wordt bezocht, gaat de manager communicatie samen met een deskundige naar de spreekkamer of vergaderzaal om het verhaal van de bezoekers helemaal te beluisteren.
  8. Afhankelijk van de kwestie wordt een periode (een of twee dagen) gevraagd om een en ander uit te zoeken. Er wordt een nieuwe afspraak gemaakt om de uitkomsten te bespreken. De houding is steeds open, luisterend, meelevend, vriendelijk, toelichtend waar dit al kan.
  9. Kunnen we de vragen van de bezoekers direct beantwoorden, dan doen we dat
  10. Geef fouten, wanneer deze gemaakt zijn, direct toe
    Er wordt bekeken hoe we een mogelijk probleem snel op kunnen lossen (ook al kost dit extra geld en tijd) of op welke manier we het leed kunnen verzachten.

Welke tips heb jij in het geval er een cameraploeg bij jou op de stoep staat?

2017-02-27T09:24:33+01:00Categories: Receptie|Tags: , |0 Comments

Leave A Comment