• Hospitality aan de telefoon; verbeter jouw hospitality door deze tips

Tips voor Hospitality aan de telefoon

Een gastvrij ontvangst is meer dan een vriendelijke gastvrouw die koffie of thee komt brengen. Het begint al aan de telefoon, bijvoorbeeld omdat een bezoeker wil laten weten dat hij wat later is of een sollicitant die nog aanvullende vragen op de vacature heeft. Met deze tips verleen je Hospitality aan de telefoon!

Beantwoord de telefoon met een lach!

Geloof het of niet, maar de beller hoort aan jouw stem of je de telefoon met een lach opneemt of niet. Neem de telefoon binnen maximaal 3 keer (15 seconden) overgaan op en begin met ‘Goedemorgen‘, gevolgd door de bedrijfsnaam. Het eerste gedeelte van de zin wordt vaak niet opgevangen omdat de beller aan de stem van de ander moet wennen. Een handige tip: neem de hoorn op met je niet-schrijfhand. Zo heb je die hand vrij om aantekeningen te maken.

Naam niet goed verstaan?

Heb je de naam niet goed verstaan of ben je deze vergeten op te schrijven, vraag dan “Wat is uw naam?” en niet “Wat was uw naam ook al weer?“. Veel mensen vinden het irritant wanneer ze in een ‘verleden tijd’-vorm worden gevraagd naar hun naam. Het is ook echt een iets waar telefoon-kwaliteitsonderzoeken vaak op letten.

Gebruik de ruggenspraakknop

Wanneer je de beller wil doorverbinden, gebruik dan alstublieft de ruggespraakknop. Het voorkomt ruis en geroezemoes (bijvoorbeeld door je hoorn op je schouder te leggen) en komt professioneler over. Je voorkomt  tevens hiermee dat de beller informatie hoort die niet voor diegene bedoeld zijn. En vertel je collega in het kort het verhaal van de beller zodat hij of zij niet twee (of drie, vier…) keer hetzelfde verhaal hoeft te doen.

Zeg wat je doet, doe wat je beloofd en doe wat je zegt

Maak geen beloften namens andere collega’s door tegen de beller te zeggen dat ze zeker vóór 12 uur worden teruggebeld door jouw collega. Geef liever aan dat jij de boodschap zal doorgeven aan de juiste persoon.

‘Nee, jij hangt op..!’

Laat de beller het gesprek als eerste beëindigen. Zo weet je dat de ander ook weet dat het gesprek afgerond is en je voorkomt dat een te snelle verbreking van de verbinding als onprettig kan worden ervaren.

2017-02-25T19:26:14+00:00 Categories: Receptie|Tags: , |0 Comments

Leave A Comment