• telefonische bereikbaarheid

Goede telefonische bereikbaarheid, zo doe je dat!

Een flexibel kantoorconcept zoals Het Nieuwe Werken is vaak de oorzaak dat organisaties met name de telefonische bereikbaarheid afneemt. Juist omdat mensen geen eigen werkplek meer hebben, willen ze nog wel eens vergeten hun telefoon in te schakelen of door te zetten wanneer ze in overleg gaan. Een grote ergernis voor klanten want zij willen graag dat hun vragen zo snel mogelijk beantwoord worden en willen niet voor elk dingetje een mailtje sturen. Een goede telefonische bereikbaarheid kan het verschil maken voor een organisatie om succesvol te zijn, maar ook te blijven. Hoe kun jij er voor zorgen dat jij en jouw collega goed (telefonisch) bereikbaar zijn?

Beantwoord de telefoon binnen 3 tot 5 keer overgaan

Er zijn maar weinig dingen ergerlijker dan lang te moeten wachten voordat de telefoon opgenomen wordt. Spreek daarom intern af dat een binnenkomende lijn maximaal 3 tot 5 keer overgaan, wordt beantwoord. Dit kun je doen door je eigen telefoon door te schakelen naar een directe collega, afdelingssecretaresse of de receptie. Ook kun je kiezen voor een telefonische antwoordservice zoals Telecount, SwitchPhone en Iris telefoonservice.

Telefonische antwoordservice

Professionele antwoordservices nemen de telefoon op zoals jij dat wilt, vaak ook uit naam van jouw organisatie. Afhankelijk van de afspraken die je maakt, sturen zij je een telefoonnotitie die je binnen een bepaalde tijd ontvangt. Vaak wordt een standaard (maand-) bedrag in rekening gebracht, en kun je het aantal ontvangen telefoontjes en verzonden berichten in staffelvorm afnemen.

Bel mensen terug

Een andere mogelijkheid die je steeds vaker op websites ziet, is om op de homepage je telefoonnummer achter te laten zodat je op een eventueel aan gegeven moment kan worden teruggebeld. Wil je het wat eenvoudiger houden, dan kun je kiezen om je voicemail te activeren. Dit is niet alleen mogelijk op je mobiele telefoon. Veel telefooncentrale bieden ook een dergelijk mogelijkheid aan. Wees dan wel consequent met het beluisteren de berichten en terugbellen.

 

2018-10-09T14:55:11+00:00Categories: Receptie|Tags: , |0 Comments

Leave A Comment