• gastvrij

Gastvrij gasten ontvangen op kantoor

Gastvrij gasten ontvangen begint al voor het moment dat de afspraak daadwerkelijk gepland is. Het gaat om de eerste indruk en dat is vanaf het eerste contact via de telefoon, e-mail of in een persoonlijk gesprek. Stuur een duidelijke routebeschrijving mee wanneer je afspraak bevestigt maar wat kun je nog meer doen om jouw organisatie gastvrij te maken?

Gastvrij gasten ontvangen

De ontvangst begint al vanaf moment dat de gast het terrein op komt. Is de bewegwijzering duidelijk, is er voldoende parkeergelegenheid en wordt het buitengebied als prettig ervaren? Bij dit laatste kun je denken aan voldoende verlichting en zo min mogelijk donkere plekken zodat men zich veilig voelt. En hoe gastvrij is het wanneer het bezoek zich eerst een weg door een groep rokers moet banen? Maak over de locatie van het roken duidelijke afspreken en hanteer deze ook.

Bij de receptie

Een vriendelijke receptionist(e) die op de hoogte is van de komst van de gast wordt als erg prettig ervaren. Leg het belang van tijdig aanmelden van bezoekers aan de receptie aan de collega’s uit en welke rol zij hier in hebben. Is de gast te vroeg voor de afspraak, dan kan de receptionist hier direct op in spelen door hem of haar wat te drinken aan te bieden. Daarnaast kan de gastheer/-vrouw geïnformeerd worden over de vroege komst en eventueel doorgeven hoe lang de gast moet wachten alvorens opgehaald te worden. Zo weet de gast waar hij aan toe is en kan hij inschatten of hij nog even het toilet kan bezoeken of nog iemand kan terugbellen. Wanneer er wifi beschikbaar is, dan kun je kaartjes met gastencodes klaar leggen die je kunt geven aan bezoek die gebruik wil maken van het gastennetwerk. Erg handig voor bijvoorbeeld vertegenwoordigers die een presentatie willen opstarten of mensen die nog even snel hun mail willen lezen.

Zorg dat er ook voldoende (recente!) (vak)literatuur beschikbaar is, evenals informatie over de organisatie zelf. En mocht je de ruimte er voor hebben in het toilet, leg dan een aantal verzorgingsproducten neer zoals deodorant en hairspray zodat bezoek zich kan opfrissen en het haar weer in model kan krijgen.

Begroeting

Wanneer je jouw bezoek ophaalt, stel je jezelf als eerst voor en geef je stevige hand. Geen slap, klef handje maar een ferme hand waarbij je oogcontact met de ander maakt. Degene die bekend is in het gebouw gaat het bezoek voor en het maakt hierbij niet uit of dit een dame of een heer is. Krijgt het bezoek een toegangspasje, laat de gast dan eerst door de poortjes gaan zodat je zeker weet dat hij of zij aan de andere kant komt. Wanneer je de trap op gaat, gaat de heer voor. En neem je de lift, dan laat je galante kant zien door eerst de mensen uit te laten stappen voordat je zelf de lift betreedt. Zie iemand nog komen aansnellen, wees dan zo aardig om de deuren open te houden.

Liftpraatje

De lift is voor velen niet de prettigste plek omdat je al snel in iemands persoonlijke zone komt. het geeft al een snel een ongemakkelijk gevoel wanneer iedereen schichtig langs elkaar heen kijkt. Bedenk daarom alvast van te voren waar je het met jouw bezoek over kunt hebben. Het weer en of de reis goed is verlopen zijn makkelijke inkoppertjes. Maar refereren naar het prettige gesprek dat je eerder had is natuurlijk ook prima. Het gaat er om dat je jouw bezoek op zijn gemak stelt.

En zo geef je jouw gast een gastvrij welkom! Heb jij nog tips?

2017-02-27T09:24:15+00:00Categories: Receptie|Tags: , |0 Comments

Leave A Comment